Xin giúp về mail merge trong Word 2003!

Đây là bài viết Xin giúp về mail merge trong Word 2003! trong box office & Văn Bản, một box của chuyên mục Hỏi đáp tin học; Chưa trả lời: Xin giúp về mail merge trong Word 2003! Xin các bạn chỉ giáo giúp mình về mail ...

kết quả từ 1 tới 6 trên 6
  1. hoangvy - 08-09-2007 04:34 PM
    Chưa trả lời: Xin giúp về mail merge trong Word 2003!

    Xin các bạn chỉ giáo giúp mình về mail merge trong word 2003 để mình in thư gởi cho nhiều đơn vị! Xin cám ơn thật nhiều!

    Các bài viết liên quan tới Xin giúp về mail merge trong Word 2003!:

  2. wookie - 08-09-2007 06:16 PM
    1. Trước khi sử dụng chức năng trộn thư, bạn cần tạo ra hai file văn bản. File thứ nhất là mẫu thư mời gọi là tài liệu chính (New Main Document), ví dụ như mẫu sau:

    31007069me0

    2. Mở tài liệu chính (tài liệu chứa mẫu thư),
    3. Chọn menu Tool/Letter and mailing/Mail Merge Wizard...

    4. Task pane của Word xuất hiện cho bạn chọn các thông số trộn, ví du bạn chọn Letter, sau đó bấm Next.

    5. Ở bước tiếp theo chọn Use the Current Document, bấm Next: select recipients...

    6. Chọn tiếp Use an existing list, sau đó bấm vào link Browse ở bên dưới.

    7. Hộp thoại Select Data Source xuất hiện, bạn chọn Excel files trong hộp list box Files Of Type, sau đó chỉ đến file Excel của bạn (Ví dụ file Danhmuc.xls đã nói ở trên).

    8. Hộp thoại Select Tables xuất hiện, bạn ghi danh mục đó ở sheet nào thì chọn sheet đó, ví dụ sheet1$. (nếu dòng đầu tiên của file Excel có tên các cột như đã nói ở trên thì bấm vào ô checkbox First row of data contains column headers

    9. Hộp thoại Mail Merge Recipients xuất hiện cho bạn chọn các dòng muốn đưa vào mail, mặc định thì chọn tất. Nhấp OK

    10. Sau đó toàn bộ các hộp thoại biến mất và màn hình lại như... chưa có gì xảy ra cả. Nếu bạn bấm next: write your letter luôn ở task pane thì không có gì xảy ra đâu (Tôi chắc bạn bị mắc ở chỗ này :-)

    11. Chọn menu View/Toolbars/Mail Merge để xuất hiện thanh công cụ trộn mail.

    12. Di chuyển đến các chỗ cần điền đang để trống , bấm nút Insert Merge Field (Ngay bên trái nút Insert Word Field) trên thanh công cụ Mail Merge mới xuất hiện đó để xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field. Chọn nút Database Fields, bạn sẽ thấy tên các cột của bạn.

    13. Bây giờ chọn từng tên một, bấm Insert, xong bấm Close để di chuyển đến chỗ mới, lặp lại bước 11 trên đây đến khi chèn được hết các cột vào đúng từng chỗ tương ứng. Sau đó mới bấm Next trên Task Pane. Bấm Next : Preview your letters luôn, vì chắc bạn không có gì cần quan tâm đến Step 4 này đâu.

    14. Qua step 5, nếu bạn ưng ý rồi thì Bấm Next sang Step 6, chọn Print để in luôn còn không thì bấm Edit individual letter để soạn thảo file thành phẩm. Chọn All trong hộp Merge to New documents để trộn toàn bộ danh sách đã làm.

  3. gautruc408 - 21-03-2008 09:44 AM
    Nguyên văn bởi wookie Xem Bài viết
    1. Trước khi sử dụng chức năng trộn thư, bạn cần tạo ra hai file văn bản. File thứ nhất là mẫu thư mời gọi là tài liệu chính (New Main Document), ví dụ như mẫu sau:

    31007069me0

    2. Mở tài liệu chính (tài liệu chứa mẫu thư),
    3. Chọn menu Tool/Letter and mailing/Mail Merge Wizard...

    4. Task pane của Word xuất hiện cho bạn chọn các thông số trộn, ví du bạn chọn Letter, sau đó bấm Next.

    5. Ở bước tiếp theo chọn Use the Current Document, bấm Next: select recipients...

    6. Chọn tiếp Use an existing list, sau đó bấm vào link Browse ở bên dưới.

    7. Hộp thoại Select Data Source xuất hiện, bạn chọn Excel files trong hộp list box Files Of Type, sau đó chỉ đến file Excel của bạn (Ví dụ file Danhmuc.xls đã nói ở trên).

    8. Hộp thoại Select Tables xuất hiện, bạn ghi danh mục đó ở sheet nào thì chọn sheet đó, ví dụ sheet1$. (nếu dòng đầu tiên của file Excel có tên các cột như đã nói ở trên thì bấm vào ô checkbox First row of data contains column headers

    9. Hộp thoại Mail Merge Recipients xuất hiện cho bạn chọn các dòng muốn đưa vào mail, mặc định thì chọn tất. Nhấp OK

    10. Sau đó toàn bộ các hộp thoại biến mất và màn hình lại như... chưa có gì xảy ra cả. Nếu bạn bấm next: write your letter luôn ở task pane thì không có gì xảy ra đâu (Tôi chắc bạn bị mắc ở chỗ này :-)

    11. Chọn menu View/Toolbars/Mail Merge để xuất hiện thanh công cụ trộn mail.

    12. Di chuyển đến các chỗ cần điền đang để trống , bấm nút Insert Merge Field (Ngay bên trái nút Insert Word Field) trên thanh công cụ Mail Merge mới xuất hiện đó để xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field. Chọn nút Database Fields, bạn sẽ thấy tên các cột của bạn.

    13. Bây giờ chọn từng tên một, bấm Insert, xong bấm Close để di chuyển đến chỗ mới, lặp lại bước 11 trên đây đến khi chèn được hết các cột vào đúng từng chỗ tương ứng. Sau đó mới bấm Next trên Task Pane. Bấm Next : Preview your letters luôn, vì chắc bạn không có gì cần quan tâm đến Step 4 này đâu.

    14. Qua step 5, nếu bạn ưng ý rồi thì Bấm Next sang Step 6, chọn Print để in luôn còn không thì bấm Edit individual letter để soạn thảo file thành phẩm. Chọn All trong hộp Merge to New documents để trộn toàn bộ danh sách đã làm.

    Sau đây tôi sẽ hướng dẫn các bước thật đơn giản để tạo Mail Merge trong Word 2003 như sau (với Data Source File là file Word):
    Trước hết ta tạo hai file Word: một file gọi là Main Field, và Data Source.
    1. Tools > Letters and Mailings > Show Mail Merge Toolbar.
    2. Nhấm chọn button Open Data Source để chọn file Data Source mà ta đã tạo.
    3. Trên thanh Toolbar nếu chỉ có một button Insert Word Field mà không có các trường mà ta mong muốn chèn vào thì phải Add thêm button Insert Word Field mới.
    4. Tại button Insert Word Field mới vừa được thêm, ta lần lượt Insert các trường phù hợp vào file Main Field và xóa đi các Symbol (nếu có).
    5. Cuối cùng thật đơn giản ta chọn button Merge to New Document hoặc Check for Error. Lúc này ta sẽ có một file mới nơi có chứa các form mà ta mong muốn, sau đó ta lưu lại với tên mới.
    Thật đơn giản phải không các bạn.
    Posted by Khoa Nguyen

  4. tuloa - 24-10-2008 12:06 PM
    [-o<[-o<[-o<
    Nguyên văn bởi wookie Xem Bài viết
    1. Trước khi sử dụng chức năng trộn thư, bạn cần tạo ra hai file văn bản. File thứ nhất là mẫu thư mời gọi là tài liệu chính (new main document), ví dụ như mẫu sau:

    31007069me0

    2. Mở tài liệu chính (tài liệu chứa mẫu thư),
    3. Chọn menu tool/letter and mailing/mail merge wizard...

    4. Task pane của word xuất hiện cho bạn chọn các thông số trộn, ví du bạn chọn letter, sau đó bấm next.

    5. Ở bước tiếp theo chọn use the current document, bấm next: Select recipients...

    6. Chọn tiếp use an existing list, sau đó bấm vào link browse ở bên dưới.

    7. Hộp thoại select data source xuất hiện, bạn chọn excel files trong hộp list box files of type, sau đó chỉ đến file excel của bạn (ví dụ file danhmuc.xls đã nói ở trên).

    8. Hộp thoại select tables xuất hiện, bạn ghi danh mục đó ở sheet nào thì chọn sheet đó, ví dụ sheet1$. (nếu dòng đầu tiên của file excel có tên các cột như đã nói ở trên thì bấm vào ô checkbox first row of data contains column headers

    9. Hộp thoại mail merge recipients xuất hiện cho bạn chọn các dòng muốn đưa vào mail, mặc định thì chọn tất. Nhấp ok

    10. Sau đó toàn bộ các hộp thoại biến mất và màn hình lại như... Chưa có gì xảy ra cả. Nếu bạn bấm next: Write your letter luôn ở task pane thì không có gì xảy ra đâu (tôi chắc bạn bị mắc ở chỗ này :-)

    11. Chọn menu view/toolbars/mail merge để xuất hiện thanh công cụ trộn mail.

    12. Di chuyển đến các chỗ cần điền đang để trống , bấm nút insert merge field (ngay bên trái nút insert word field) trên thanh công cụ mail merge mới xuất hiện đó để xuất hiện hộp thoại insert merge field. Chọn nút database fields, bạn sẽ thấy tên các cột của bạn.

    13. Bây giờ chọn từng tên một, bấm insert, xong bấm close để di chuyển đến chỗ mới, lặp lại bước 11 trên đây đến khi chèn được hết các cột vào đúng từng chỗ tương ứng. Sau đó mới bấm next trên task pane. Bấm next : Preview your letters luôn, vì chắc bạn không có gì cần quan tâm đến step 4 này đâu.

    14. Qua step 5, nếu bạn ưng ý rồi thì bấm next sang step 6, chọn print để in luôn còn không thì bấm edit individual letter để soạn thảo file thành phẩm. Chọn all trong hộp merge to new documents để trộn toàn bộ danh sách đã làm.

  5. tuloa - 24-10-2008 12:07 PM
    Tôi đang gặp vấn đề rắc rối như sau: merge đến trang 61 rồi bấm next nó tự nhảy đến số 80, bấm ngược lại nó lại nhảy qua số 67, next tiếp thì nó lại đến số 80. khi tự đánh vào số bất kỳ rồi enter nó lại nhảy đến số 80. bạn giúp tôi với, bí wá. XLan

  6. vothanhtamit - 02-07-2009 02:33 PM
    Mail Merge: Thủ thuật cao cấp trong MS Word


    ImageView
    Thông thường khi sử dụng chức năng Mail Merge (Trộn thư) trong MS Word để tạo ra các thư mời hay phiếu báo điểm... mặc định của chương trình là ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang tập tin Main chính trên một trang giấy (A4) tương ứng.
    Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chổ trống và nếu bỏ đi thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu tin in ra sau khi trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy.
    Để có thể làm tốt thao tác trong bài viết này đòi hỏi bạn phải thành thạo kỹ năng Mail Merge cơ bản trong Mirosoft WORD.
    Bước 1: Tạo tập tin Main chính trong WORD.
    Bước 2: Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1).
    * Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.
    Bước 3: Trên tập tin Main chính (Word) bạn phủ khối Copy toàn bộ nội dung tập tin Main chính rồi vào menu Tools > Mail Merge.
    1. Ở mục 1 Main Document nhấp nút Create > chọn Mailing Labels...
    2. Trong hộp thoại kế tiếp nhấp nút Active Windows.
    3. Ở mục 2 Data Source nhấp nút Get Data > Open Data Source...> chỉ đường dẫn tới tập tin nguồn cơ sở dữ liệu Excel đã tạo.
    ImageViewaspx?ThumbnailID210362Chọn nguồn dữ liệu để trộn thư.
    4. Nhấp Ok trong hộp thoại Mirosoft Excel Entire Spreadsheet hiện ra.
    ImageViewaspx?ThumbnailID210363Chọn toàn nội dung bảng tinh: Entire Spreadsheet.
    5. Nhấp nút Set Up Main Document trong hộp thoại kế.
    ImageViewaspx?ThumbnailID210364
    6. Trong hộp thoại Label Options bạn nhấp nút New Label để tạo một nhãn mới.
    ImageViewaspx?ThumbnailID210365Chọn New-Label để tạo nhãn mới.
    - Đặt tên cho nhãn mới vào dòng Label Name.
    - Chọn khổ giấy thể hiện ở dòng Page Size (ví dụ A4 khổ đứng 21 x 29.7 cm).
    - Tiến hành thiết lập tuỳ biến các thông số kích thước thể hiện: Number across (số cột của trang, ví dụ 1), Number Down (số bản ghi thể hiện trên một trang, ví dụ 3)... ở các thông số khác khi vừa thiết lập bạn vừa xem sự thể hiện của khổ giấy ở khung Preview phía trên đến khi cảm thấy ưng ý nhất (các thông số tôi thiết lập trong ví dụ này là do tuỳ biến cá nhân chỉ có mức độ gợi ý tham khảo).
    ImageViewaspx?ThumbnailID210366Thiết lập xong nhấp OK 2 lần để thoát khỏi hộp thoại Label Options.
    7. Trong hộp thoại Create Label kế tiếp bạn dán nội dung của tập tin Main chính đã Copy ở đầu bước 3 vào khung Sample label, rồi nhấp nút Insert Merge Field phía trên để lần lượt chèn vào các trường dữ liệu tương ứng từ tập tin database vào tập tin Main chính.
    ImageViewaspx?ThumbnailID210367Thao tác tương tự như chèn các trường Field bình thường lúc trộn thư, nếu tập tin Main chính dùng Font Vni thì lúc này sẽ không hiển thị tốt Font tiếng Việt.
    8. Sau khi chèn xong các trường Filed tương ứng bạn nhấp OK, lúc này trong bảng cảnh báo lỗi của WORD bạn tiếp tục nhấp OK
    ImageViewaspx?ThumbnailID210368
    9. Trở về hộp thoại chính của chức năng Mail Merge bạn nhấp nút Close.
    ImageViewaspx?ThumbnailID210369
    Bước 4: Lúc này trên giao diện tập tin Main chính nội dung sẽ được trình bày thành 3 bản ghi như đã thiết lập ở bước 3 cùng với các trường Field đã được chèn tương ứng. Tuy nhiên lúc này sự trình bày của văn bản sẽ chưa được tốt và bạn phải tiến hành định dạng thủ công lại từng bản ghi một.
    Chú ý phải định dạng sao cho nội dung 3 bản ghi là như nhau (mổi bản ghi sẽ ứng với 1 Record dữ liệu trong tập tin Database), bạn không được sao chép nguyên si nội dung giữa các bản ghi vì làm như thế sau khi trộn WORD sẽ hiểu là 3 bản ghi trên một trang A4 là của cùng một mẩu tin Record.
    Bước 5: Sau khi định dạng xong bạn nhấp nút Merge để bắt đầu trộn thư. Kết quả thể hiện sẽ hết sức ưng ý (xem hình 9).
    ImageViewaspx?ThumbnailID210370
    Sau cùng bạn hãy in ra máy in và dùng mắt cắt hay rọc ra thành từng bản ghi riêng biệt rồi đưa vào sử dụng. Chúc thành công!

    Theo Xã Hội Thông Tin